L’intérêt d’externaliser l’archivage de ses documents

L’externalisation des documents consiste en un transfert d’une partie ou de la totalité des archives d’une entreprise vers un emplacement externe. La société en question mandate alors un professionnel pour assurer l’archivage, la sauvegarde et l’actualisation des données relatives aux documents à archiver. La solution s’adresse à la fois aux entreprises qui sont dans l’incapacité de stocker leurs archives, faute de ressources, de moyens et de compétences ainsi qu’à celles qui font le choix de l’externalisation pour se concentrer sur leur cœur de métier. Quels sont alors les avantages d’externaliser ses archives ?

Le gain d’espace

La solution d’archivage externe offre un gain d’espace parfois considérable avec à la clé des surfaces de bureaux libérées au profit des salariés. Pour les entreprises situées en centre-ville et dans les emplacements où le coût de l’immobilier est élevé, l’optimisation de l’espace est un atout indéniable.

 Vous pouvez dédier l’emplacement libéré à un autre service. Il pourra servir de cafétéria ou de réfectoire. Le gain de place représente aussi une opportunité pour effectuer un agencement optimal des locaux et améliorer le cadre de travail des salariés.

 Outre le gain d’espace physique, le gain d’espaces numériques (un des volets de l’archivage) est un autre avantage à l’externalisation des archives. Vous libérez des mémoires de stockage qui contiendront ainsi de nouveaux projets.

Le gain de temps

Le gain de temps est un atout indiscutable de la solution d’externalisation. La gestion de l’archivage constitue une tâche chronophage. Soulagez vos salariés en confiant cette activité à un expert.

L’archivage des documents en version papier obéit à la norme NF Z 4-350. Il s’agit d’un référentiel qui définit les critères de qualité requis par les opérations de stockage tout au long du cycle de vie des dossiers. Son respect détermine le choix du prestataire en charge du stockage des documents papier. À noter que la norme n’a aucun caractère obligatoire pour les prestataires.

La productivité et l’exploitabilité des archives

Le gain de temps et le gain d’espace conduisent à l’accroissement de la productivité au sein de l’entreprise. L’externalisation libère les ressources en interne que vous pourrez affecter à d’autres tâches stratégiques, proches de vos objectifs de performance.

De plus, la location de box d’archives assure une parfaite exploitabilité des documents archivés. Le prestataire maintient son service en continu dans le but de garantir une disponibilité permanente de vos documents.

L’accessibilité rapide aux documents est capitale en cas d’urgence, comme l’ajout de nouvelles fonctionnalités, la documentation assurantielle ou les éventuelles migrations techniques qui nécessitent parfois le recours à d’anciens documents d’archives.

La sécurité des données

Le stockage d’archives papier auprès d’un prestataire d’archivage sécurise vos documents importants en évitant notamment les risques de perte, de vol et de destruction involontaire.

En effet, le professionnel dispose de locaux répondant aux normes de protection. Le lieu de stockage est pourvu d’équipements de protection contre le feu, les dégâts des eaux, les nuisibles, des intrusions et les impuretés (e.g. poussières).

Le prestataire met aussi à votre service un environnement spécifique apte à accueillir des archives de toutes natures : e.g. entrepôt spécialisé, coffre-fort, serveur informatique.

De plus, il adopte une politique d’archivage centrée sur la sécurité, la traçabilité et l’accessibilité aux documents.

La réduction des coûts

La conservation des documents auprès d’un tiers-archiveur offre une meilleure maîtrise du budget et des coûts fixes annuels. Vous contrôlez ainsi vos investissements en interne et les mises à niveau régulières.

La réduction des coûts résulte de la suppression des frais afférant au lieu de conservation, à l’achat de fournitures d’archivage et aux frais de gestion de documents (e.g. personnel assurant la manipulation des archives). De plus, le partenaire de stockage communique le coût annuel de ses prestations, ce qui évite les mauvaises surprises et les dérapages budgétaires.

Une grande expertise dans le domaine de l’archivage

L’externalisation de l’archivage vous permet de profiter de services d’experts dans le domaine. Le prestataire constitue un partenaire de confiance. Il est en mesure de vous fournir un accompagnement sur mesure et à long terme.

Un contrat de prestation encadre votre collaboration. Le document horodaté liste l’ensemble des contraintes et des obligations des deux parties liées à la gestion de vos documents physiques et numériques : e.g. mise à jour, mise en conteneur, indexation informatique.

Vous avez toujours la main sur l’ensemble de vos archives. Libre à vous de définir leur accès et de dresser une liste de personnes habilitées à accéder et modifier les archives. Assurez-vous néanmoins de mentionner cette clause dans le contrat.

Les types d’archivage de données

Les prestataires présentent une alternative entre l’archivage physique et l’archivage numérique. L’archivage physique concerne les documents papiers : e.g. dossiers juridiques, dossiers RH, documents comptables, documents patrimoniaux. Il englobe aussi les autres supports physiques, en l’occurrence : les prototypes, les brochures, les archives audiovisuelles. Le tiers-archiveur met à votre disposition des entrepôts dédiés ou des sites de conservation adaptés aux différents types de stockage. Les zones dédiées au stockage jouissent de conditions de confidentialité et de traçabilité optimales (contrôle et suivi des personnes ayant accès aux archives).

Les archives électroniques concernent généralement les documents à vocation probatoires, à caractères légaux et sensibles. Les archives virtuelles sont conservées dans des coffres-forts électroniques ou dans des espaces numériques de type cloud.