Stockage d’archives professionnelles à Roubaix

Roubaix (CP 59100), c’est environ 97 000 habitants, une forte présence de PME, commerçants ou e-commerçants, de freelances, d’associations (plus de 600 associations actives dans la ville) et de structures publiques. Entre les petites boîtes, les associations, les indépendants, les structures publiques ou encore les professions libérales, tout le monde professionnel génère des quantités de documents. Ces archives, qui répondent à certaines obligations légales en France, doivent être conservées en sécurité, si possible dans un local le plus petit possible. 

C’est là que le stockage d’archives professionnelles entre en jeu.

Trop de papiers ? Pas assez de place ?

Les risques pesant sur la conservation des archives sont faciles à identifier

Roubaix est une ville où l’immobilier est parfois ancien, avec des locaux pas toujours adaptés pour stocker des cartons. Et dans un bureau ou un local associatif déjà bien rempli, l’archivage finit souvent en pile bancale au fond d’une pièce. 

Les principaux risques sur les archives sont les risques de perte ou de détérioration,

les conditions de conservation dans un local peu adapté (humidité, chaleur, lumière…), et les problèmes de classement avec des difficultés pour retrouver un document en urgence (ce qui peut générer du stress).

Pour en savoir plus, voici un lien traitant de la conservation des archives professionnelles, notamment sur les risques liés à l’humidité, à la lumière, à la température.

Les types de documents considérés comme des archives 

Un contrat, un devis signé, une fiche de paie, un rapport d’AG ou même un vieux dossier médical : certains documents doivent être gardés pendant 3, 10, 30 ans... voire à vie. Ci-dessous une liste détaillée des types d’archives.

Archives administratives et juridiques : 

• Statuts d’une entreprise ou d’une association.

• Procès-verbaux d’assemblées générales.

• Registres légaux (registre des délibérations, des membres, etc.).

• Contrats (partenariats, prestations, locations…).

• Licences, agréments, autorisations officielles.

• Documents liés à la création ou à la modification d’une structure.

Archives comptables et financières : 

• Factures (émises et reçues).

• Bilans, comptes de résultat, liasses fiscales.

• Grand livre, journaux comptables.

• Relevés bancaires.

• Pièces justificatives de dépenses.

• Documents liés à la TVA ou à la fiscalité locale.

Archives sociales et ressources humaines  : 

• Contrats de travail

• Bulletins de paie

• Registre unique du personnel :

• Déclarations sociales

• Dossiers de formation

• Dossiers individuels des employés

• Dossiers prud’homaux (le cas échéant)

Documents liés aux biens immobiliers ou matériels :

• Titres de propriété ou baux commerciaux

• Plans, diagnostics techniques

• Dossiers de travaux ou de rénovation

• Contrats de maintenance

• Assurances et sinistres

Archives de communication ou de projet :

• Dossiers de subvention

• Projets culturels ou événementiels

• Campagnes de communication

• Programmes et rapports d’activités

• Documents iconographiques (photos, affiches, vidéos…)

Des solutions locales, pratiques et peu coûteuses

Sur Roubaix, deux solutions sont envisageables pour l’entreposage de documents importants.

La première solution, la plus simple à trouver, est de louer un box de self stockage dans un garde-meuble professionnel. Ces box peuvent servir à l’entreposage d’un grand nombre de biens, et servent souvent au stockage de documents. 

Une personne ou une entreprise peut louer un box qui offre toutes les garanties contre les risques d’humidité et d’exposition à la lumière. Dans certains cas, les box sont déjà aménagés avec des étagères prêtes à recevoir des cartons de documents. Sinon, le locataire de box peut aussi y laisser des étagères lui appartenant, et aménager l’espace de stockage comme il l'entend. L'accès au garde-meuble est en accès libre (voir horaires sur place).

Il existe une seconde solution, celle des entreprises roubaisiennes spécialisées dans le stockage d’archives sécurisé, en mode externalisé. Ces centres d’archivage mettent à disposition des espaces de stockage fermés et sécurisés, avec des conditions optimales pour la conservation des papiers (accès sur demande ou à horaires fixes, services bonus comme le tri, le classement, la numérisation, la destruction sécurisée…).

Au niveau du budget, les prix sont plus attractifs que sur Lille, avec des tarifs adaptés aux petites structures. Certaines associations mutualisent même des box entre elles pour réduire les coûts. Le tarif moyen pour stocker des archives externalisées est de 5 à 8 €/mètre linéaire/mois.

Passer aux archives numériques

Aujourd’hui, de plus en plus de professionnels à Roubaix pensent aussi à la numérisation de leurs archives. Les avantages sont très significatifs: moins de papier, plus de place, et un accès rapide depuis n’importe où. La numérisation des archives offre une sécurité inégalée (des documents accessibles en quelques clics, sauvegarde, accès restreint, cryptage…)

Il existe à Roubaix des prestataires qui scannent, indexent et archivent tout ça dans des bases de données sécurisées. Et pour certaines structures, il est même possible de faire cohabiter le stockage physique et la version numérique. Parfait pour une transition en douceur.

Le stockage d’archives à Roubaix demande une vraie stratégie pour mieux s’organiser, libérer de l’espace, et garder ses documents importants en sécurité. Consulter l’offre de stockage sur Roubaix afin de conserver des archives.