Le 21ème siècle sera celui du contrôle et de l’analyse du big data. Il s’agira pour les gouvernements et les grandes entreprises de collecter un maximum d’informations sur des groupes de population précis. Mais même les petites structures et professions non gouvernementales ont besoin de rassembler des données, ce pour étoffer leurs activités économiques et améliorer la connaissance du profil de  leurs clients.

Le big data

Le big data rassemble des données numériques recouvrant des supports variés comme les vidéos, les fichiers audios, les images, le microfilm, et bien sûr le texte. Le big data rassemble des données très précises sur les utilisateurs d’un service internet, d’une administration, sur les clients d’une entreprise et les patients du corps médical : nom et prénom, sexe, adresse postale et mail, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, mais aussi cookies laissés sur le web, habitudes de consommation, photos sur les réseaux sociaux, la liste est longue et peut même réserver des surprises. 

En tant qu’individu, vous êtes à vous seul une somme de data, et à vous seul vous collectez peut-être de nombreuses informations sur les autres en fonction de votre activité. Ce big data est la propriété de ceux qui le génèrent par leur identité (et non ceux qui collectent les informations et rédigent un document sur eux), son contrôle est donc fortement réglementé : vous devez protéger les informations que vous rassemblez et garantir un minimum de sécurité pour éviter leurs fuite.

Les archives : le fichiers clients, c’est aussi de la data au 21e siècle

Parmi ce data, il y a une série de documents incontournables plus ou moins sensibles en fonction de votre activité professionnelle : les archives. Les archives regroupent des fiches sur vos clients, vos utilisateurs, vos patients. Elles regorgent d’informations sur eux. Que ce soit pour le bon fonctionnement de votre entreprise ou cabinet vous devez tenir à jour ce type de documents mais aussi le sécuriser.

Les notaires, avocats, les médecins, toutes professions libérales, administrations et entreprises rédigeaient au 20ème siècle des dossiers physiques manuscrits, audio/vidéo pour chaque client, patient et administré.  Si c’est toujours aujourd’hui une méthode pour produire du data physique, cela pose des problèmes de place dans un local, qui se doit d’être adapté, en outre ce data reste susceptible de s'abîmer avec le temps (Si les enjeux de l’archivage physique vous intéresse vous pouvez toujours consulter l’article de Stock Avenue.fr sur l’archivage physique, ici). Pour cette raison les acteurs politiques et économiques se tournent de plus en plus vers une nouvelle forme de collecte et de conservation du big data : la numérisation. C’est ce nouveau secteur sécuritaire et technique que l’article ci-dessous va passer en revue.  

L’univers du document numérique est plus complexe qu’il ne paraît, il suppose un audit de la part de la société responsable de la numérisation des archives d’un client, puis la mise en place de qualifications/certifications pour les intégrer dans des infrastructures dédiées. Sachez que vous pouvez par vous-même numériser vos archives en interne, cependant la tâche reste compliquée et demande une grande expérience non seulement dans la manipulation des machines mais surtout dans la méthodologie à adopter pour indexer les documents. 

La numérisation des archives, quels intérêts ?

Ils sont multiples : 

-Des archives numériques prennent moins de place, elles sont dans un disque dur soit dans votre système informatique, soit sur des serveurs gérés à distance par des entreprises. Dans ce cas, vous pouvez y avoir accès via un logiciel particulier souvent développé par ce type d’entreprise (peut dépendre aussi de votre activité). Un disque dur peut intégrer des centaines voire des milliers de documents en fonction de leur poids informatique en Kilo ou méga-octets.

-Les archives numériques ne s'abîment pas avec le temps.

-Elles sont consultables à distance par informatique.

-Elles peuvent être dupliquées facilement et rapidement et avec presque aucun coût. Attention, la duplication est paramétrable, vous pouvez demander à la société en charge de vos archives qu’un document sensible soit duplicable sous certaines restrictions afin de protéger les informations.

-Les archives numériques peuvent recevoir des degrés de sécurité hautement personnalisables et paramétrables. Vous pouvez déterminer qui peut avoir accès à ce type de fichiers, tracer les heures d'accès et la durée de consultation de ces mêmes fichiers.

-Les archives numériques sensibles peuvent être stockées dans des “coffres” électroniques de haute sécurité.

-La numérisation est garantie par des certifications légales.

Procédure de numérisation : comment cela se passe ?

Ce type de sociétés a pour habitude de se rendre chez le client avec ses propres matériels. ces sociétés livrent une enquête sur vos besoins puis numérisent vos archives papier en fichiers informatiques grâce à des scanners de grande précision et de bonne capacité de traitement. 

Normes et certifications

L’ensemble du processus est garanti par des certifications détenues par l’entreprise et délivrées par l’AFNOR et d’autres organismes. Actuellement la norme NF Z42-013 qui porte sur l’archivage informatique est une des plus connues.

L’audit

La première question à se poser est de savoir si vos archives peuvent ou doivent être numérisées sur place dans vos locaux. Souvent c’est le cas pour les professions libérales qui consultent très fréquemment les documents des patients/clients. L’autre grande question sera de déterminer si vous devez numériser toutes vos archives. Il est parfois impossible de tout numériser et surtout vous n’aurez aucun intérêt à numériser l’intégralité de vos archives, il vous faudra vous limiter aux documents “récents” et ceux qui sont utilisés fréquemment. La société de numérisation se chargera de comprendre vos besoins sur ce point et vous apportera ses lumières , et heureusement !

L’audit porte aussi sur la quantité et la nature physique des documents, c’est à dire le support et la qualité de ces derniers. Souvent il y a des contraintes techniques à prendre en compte par la société comme la présence d'agrafes ou la qualité de l’encre, ou des documents en recto-verso, sans parler des dimensions et de l’épaisseur du papier (un document peut regrouper des fiches de clients, de patients, mais aussi des plans de grandes tailles, ou même des livres entiers, des parchemins anciens, des microfilms, des vidéos).

Avant le passage à la machine vos archives sont triées. Après le passage au scanner, chaque document reçoit un code d’identification et un traitement informatique qui vont les indexer selon une logique établie par l’entreprise de numérisation selon les préférences du client. En d’autre termes, l’indexation va permettre au client de retrouver un fichier précis avec des mots clefs, des chiffres, des noms propres, etc... La recherche sur le serveur passe en principe par un logiciel en ligne, c’est tout l'intérêt de la numérisation !

Les infrastructures de la numérisation

Si vous passez par un prestataire, vous n’aurez pas à vous tracasser sur l’utilisation de l’équipement et sur l’indexation des documents, l’entreprise apportera ses conseils selon vos besoins. Par contre si vous voulez numériser vous-même vos archives vous allez devoir cumuler du matériel en propre et cela peut faire grimper le budget en fonction de la nature des documents à traiter :

-Le scanner ou numériseur

Il est à la base du traitement informatique. Ce dernier doit être suffisamment puissant pour proposer un rendu optique (en points par pouce) et une restitution des couleurs optimale si besoin. Naturellement, vous pouvez vous -même numériser vos documents mais si vos archives sont nombreuses vous devrez avoir un scanner avec un débit de pages par minute intéressant. Sinon, il faut absolument se tourner vers les professionnels du secteur, notamment pour des documents volumineux ou de grande taille, surtout ceux avec des formats hors normes comme les livres. 

-Le stockage dans des serveurs, disque-dur ou “cloud computing”

Pour une numérisation en interne par vos soins, il vous faudra acquérir un logiciel de gestion de contenu décent et ne pas se contenter des applications Windows les plus simples. Il vous faudra un processeur assez puissant pour traiter les milliers de fichiers sans subir de ralentissements, bien que ces derniers finissent par arriver quand le matériel vieillit progressivement. Pour le stockage pur, vous avez toujours le choix entre stocker vous-même sur disque dur (voire graver vos données sur Cd-rom, cela existe encore) ou passer par un prestataire qui abritera vos documents informatiques dans un cloud. Concrètement, cela veut dire que vos données numérisées seront envoyées à la société de votre choix qui les intégrera dans ses propres serveurs. Quelques recommandations avant de vous lancer dans le cloud computing, prenez le temps de poser les questions suivantes à la société cible :

-Quelles sont les protections mises en place par la société pour protéger vos données?

-Vos données seront-elles simplement intégrées dans un serveur, ou copiées par la société? (rappelez-vous, l'intérêt de la numérisation, c’est de contrôler les accès aux documents, le fait de copier peut remettre en cause ce principe).

-Le logiciel de recherche d’archives de la société est-il facile à utiliser? La société propose t-elle une formation de qualité ?

-Et surtout, vérifiez la santé économique de la société avant de lui remettre vos données. En effet, que deviennent les données si l’entreprise qui doit les protéger est en cessation de paiement, ou pire, sous liquidation judiciaire ?

La destruction de vos archives

Dernier point, et non des moindres, loin de là. Si vous numérisez ou faites numériser vos archives/documents, la question est de savoir quoi faire des originaux en version physique ? La solution est simple en pratique, vous avez tout intérêt à les détruire pour ne pas compromettre l'accès à l’information. Mais dans la réalité des faits, c’est plus complexe : les archives sont volumineuses, nombreuses, les détruire vous-même prendrait trop de temps, de plus le support physique de l’information est peut-être autre chose que du papier (des disques durs par exemple, des clés USB, des VHS, supports plus complexes à détruire de manière fiable). En outre vous devez être certain que des collaborateurs malveillants n’en profitent pas pour dissimuler des documents pour des raisons obscures. Vous avez donc besoin d’aide. 

Comment garantir que le processus de destruction de vos archives se fasse sans compromettre l’information, c’est à dire sans que des dossiers ne se perdent pendant le processus et ne tombent entre de mauvaises mains ? Et bien sachez que là aussi les entreprises de numérisation se chargent de détruire vos archives de manière rapide, efficace, fiable. Par fiable il faut comprendre selon une méthode organisée et certifiée. 

L’entreprise en charge organise une chaîne d’étapes et de traçabilités multiples pour garantir la confidentialité des archives jusqu’à l’étape finale de destruction.  Cela passe d’abord par la collecte des documents à détruire, par exemple des conteneurs sécurisés et verrouillés fournis par la société de destruction de documents. Vos archives sont ensuite triées et reçoivent des codes-barres (sur des boîtes sécurisées par exemple). Les camions qui transportent des documents sensibles à détruire sont suivis par GPS. 

Naturellement les besoins en sécurité diffèrent selon le type d’activité, la taille et l’importance de la société cliente. L’enjeu est important pour les grandes entreprises ou les grands cabinets d’avocats qui peuvent perdre des sommes considérables sous forme d’amendes et de la crédibilité auprès des clients si certaines informations échappent à leur contrôle. L’espionnage industriel et commercial est une réalité qui ne se rencontre pas seulement dans le cinéma !

La destruction en elle-même peut se faire sur place chez le client (et sur rendez-vous en la présence du client) en utilisant des broyeuses portatives, ou dans les locaux de l'entreprise (sous vidéosurveillance et accès réglementé), voire même dans des camions broyeurs. Le personnel en charge de la destruction des documents est spécialement formé et sensibilisé sur le sujet. Les résidus des documents détruits sont eux-mêmes placés sous scellés dans des boites qui rendent le contenu impossible à identifier depuis l'extérieur. 

A l’étape finale, un certificat daté et signé est remis au client.

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